DATENSCHUTZINFORMATION FÜR VIRTUELLE MEETINGS (VIDEO-CALLS) sowie AUFZEICHNUNG & BEREITSTELLUNG IM MITGLIEDERBEREICH

1. Datenverantwortliche und Datenschutzbeauftragte im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“)

• Verantwortliche ist die Kreye consulting GmbH, Betentalstrasse 55 69469 Weinheim, vertreten durch: die Geschäftsführerin Sonja Kreye‍ mit den weiteren Kontaktdaten E-Mail: mentor@businesscelebrity.de, Telefon: +49 (6201) 704 81 03 (im Folgenden: „Business Celebrity“)

2. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

Zur Durchführung von sowohl internen (unter Mitarbeitern von Business Celebrity) als auch externen (mit Kunden/Geschäftspartnern etc.) Videocalls und -konferenzen mit Teilnehmern (gemeinsam: „Call-Teilnehmer“), sowie sonstigen Online-Meetings oder (Gruppen)coaching-Calls aus den Coachingprogrammen, d.h. sogenannte Live-Calls“, welche mit Coaches und Teilnehmern von Coachingprogrammen gleichzeitig stattfinden und damit synchron erfolgen (auch „virtuelle Meetings“ oder „Calls“) verwendet Business Celebrity das Tool „Zoom Meetings“.

Bei „Zoom Meetings“ handelt es sich um ein Produkt von Zoom Video Communications (55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA), ein Cloud-basierter Videokonferenzdienst für virtuelle Audio- und Videokonferenzen. Hierbei nutzt Business Celebrity – jedenfalls teilweise- die Möglichkeit und Funktionen von „Zoom Meetings“, sowohl die Besprechung selbst (Bild und/oder Ton) als auch die Chatverläufe während der virtuellen Meetings aufzuzeichnen.

In dem Zusammenhang werden verschiedene Daten verarbeitet, wobei der Umfang der Daten unter anderem davon abhängt, welche konkreten Daten die Call-Teilnehmer vor bzw. bei der Teilnahme an einem virtuellen Meeting via Zoom Meetings angeben. Bei den Live-Calls kommt es dabei auch zur Aufzeichnung von Live-Calls der Online-Coachingprogramme. Diese werden zusammen mit den sonstigen Materialien der Coachingprogramme für die Teilnehmer eines Gruppen-Coachingprogramms im Mitgliederbereich der Onlinepräsenz von Business Celebrity für einen Zeitraum von 3 Monaten ab Datum des Live-Calls zur Verfügung gestellt. Die bereitgestellten Aufzeichnungen dienen der Nachbereitung oder Eigenarbeit mit der Thematik aus verpassten Live-Calls. Diese können durch Teilnehmer im Passwort-gesicherten Portal für 3 Monate ab Live Call zur Nachbereitung gesichtet werden, aber nicht downgeloaded werden.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• IP-Adresse
• Angaben der Benutzer/Call-Teilnehmer:

Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Sprache

• Meeting-Metadaten: B. Datum, Uhrzeit, Ort, Meeting-ID, Telefonnummer, Dauer des Meetings, Teilnehmende
• Text-, Audio- und Videodaten: Inhalte der Calls, Besprechungen und Chats, freigegebene Daten; um die Anzeige/Wiedergabe und Aufzeichnungen von Video und Audio zu ermöglichen, werden die Daten vom Mikrofon des Endgeräts des Call-Teilnehmers sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Zudem werden die vom Call-Teilnehmer getätigten Texteingaben verarbeitet, um diese im virtuellen Meeting anzuzeigen.

Business Celebrity als Organisator der virtuellen Meetings und deren Aufzeichnungen sowie Bereitstellung im Mitgliederbereich kann festlegen, welche Personen die Möglichkeit zur Call-Teilnahme an den Live-Calls haben und dass nur Teilnehmer der Onlinecoachingprogramme Zugang zu den Aufzeichnungen der Live-Calls erhalten und wer innerhalb von Business Celebrity hierauf Zugriff hat. Die Aufzeichnungen der Live-Calls werden in den Mitgliederbereich der Online-Plattform, „Coachy“ hochgeladen werden, über welche Aufzeichnungen der via Zoom aufgezeichneten Live-Calls zusammen mit den Modulkomponenten wie Kursmaterialien und sonstigen Coaching- sowie Schulungsdienstleistungen im Rahmen des Programms für die jeweiligen Programmteilnehmer bereitgestellt werden. Dienstanbieter der Online-Plattform ist Coachy OOD, 104 Simeonovsko Shose Blvd, 1700 Sofia, Bulgarien; Website: https://www.coachy.net/de/. Datenschutzerklärung:https://www.coachy.net/de/datenschutz/, mit welcher Business Celebrity eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen hat. durch Business Celebrity als Administrator aktiviert und freigeben zur Sichtung.

3. Auf welchen Rechtsgrundlagen und für welche Zwecke werden diese Daten verarbeitet?

Rechtsgrundlagen der Realisierung des Coachingprogramms im Wege der Live-Calls sowie der Videoaufzeichnungen und -bereitstellungen auf der Online-Plattform Coachy an alle Teilnehmer eines Programms ist die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO von Business Celebrity am Angebot eines zeitgemäßen Kursmodells, das sich aus Live-Calls sowie im Mitgliederbereich bereit gestellten Materialien in Modulform  zusammensetzt und ergänzend zur Nachbereitung die Aufzeichnungen der Live-Calls für den Zeitraum von 3 Monaten ab Datum des Live-Calls im Mitgliederbereich zur Verfügung stellt. Dabei sind die Live-Calls von gleichzeitiger Anwesenheit der Gruppenteilnehmer und Coaches im Call geprägt, das Nachbereiten kann auch zeitversetzt stattfinden. Zugriffs-Berechtigungen auf den Mitgliederbereich von Coachy zur Ansicht bestehen nur für die Kursteilnehmer während der Laufzeit ihres Onlinecoaching-Programms. Videos können nicht heruntergeladen werden.

Die Annahme der Einladung zu einem virtuellen Meeting via „Zoom Meetings“ erfolgt zusammen mit dem deutlichen Hinweis der geplanten Aufzeichnung.  Zudem erfolgt ein Aufzeichnungs-Hinweis als link im  Pop-up-Fenster im Video-Call mit dem Hinweis, dass die Aufzeichnung auf der Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung und des berechtigten Interesses erfolgt

4. Datenübermittlung an Dritte und Empfänger

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an und Aufzeichnung und Bereitstellung von virtuellen Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern nicht sie nicht zur Weitergabe, insbesondere für die Vertragserfüllung des Online-Gruppen-Coachingprogramms durch Bereitstellung im Mitgliederbereich an andere Teilnehmer oder Auftragsverarbeiter im Rahmen des Programms bestimmt oder erforderlich sind.

Im Rahmen des Online-Gruppencoaching-Programms ist es zur Bereitstellung der Aufzeichnungen der Live-Calls im Mitgliederbereich notwendig, personenbezogene Daten von Kursteilnehmern an die anderen Kursteilnehmer und damit Dritte weiterzugeben. Diese Offenlegung erfolgt aufgrund der Rechtsgrundlagen der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) und der Alternativrechtsgrundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

– Teilnahme an Live-Calls: Ihre personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Ihr Name, Tonaufnahmen ihrer Stimme und Profilbild können anderen Kursteilnehmern des Online-Gruppencoaching-Programms während Live-Videocalls und mit der bereitgestellten Aufzeichnung zugänglich sein. Diese Offenlegung erfolgt im Rahmen des Programms, um die Interaktion und den Austausch zwischen den Teilnehmern untereinander und mit den Coaches zu ermöglichen und Nachbearbeitung eines Calls zu ermöglichen. Eine Anleitung zur Minimierung bereitgestellter personenbezogener Daten finden Sie hier.

– Aufzeichnungen von Live-Calls und deren Bereitstellung: Wir möchten Sie darüber informieren, dass die Coaching-Sessions in den Live-Calls, die im Rahmen des Programms stattfinden, als Teil des Programms aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen dienen der Vertragserfüllung, insbesondere um Teilnehmern, die nicht an den virtuellen Meetings „live“, d.h. zeitgleich mit den Coaches und anderen Teilnehmern“ teilnehmen können, die Möglichkeit zu geben, die Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt anzusehen. Die Bereitstellung der Aufzeichnungen zu Nachbereitungszwecken ist ein integraler Bestandteil des Vertrags, um den Teilnehmern Flexibilität bei der Bearbeitung der Module zu bieten und steht allen Teilnehmern zur Verfügung.

Die Offenlegung Ihrer Daten an andere Kursteilnehmer, und die Aufzeichnung von Coaching-Sessions erfolgen ausschließlich zur Erfüllung des zwischen Ihnen und uns für die vertragliche Erfüllung des Coaching-Programms geschlossenen Vertrags sowie zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Durchführung des Programms.

Anbieter Zoom und Coachy: Die Anbieter von „Zoom Meetings“ und Coachy OOD als Auftragsverarbeiter von Business Celebrity erhalten als Empfänger notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitungsverträge mit „Zoom Meetings“ und Coachy OOD vorgesehen ist. Soweit Call-Teilnehmer die Internetseite von „Zoom Meetings“ aufrufen, ist „Zoom Meetings“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Call-Teilnehmer Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Zoom benötigen, können Sie die entsprechende Erklärung bei Zoom (https://explore.zoom.us/de/privacy) einzusehen.

5. Speicherung Löschung der Daten

Business Celebrity löscht personenbezogene Daten grundsätzlich dann, sobald der jeweilige Zweck der Datenverarbeitung entfällt und keine Rechtsgrundlage für eine weitere Datenverarbeitung vorliegt (d.h. insbesondere wenn der Dokumentations- oder Schulungszweck der jeweiligen Aufzeichnung entfällt und/oder überholt ist. In Bezug auf bereitgestellte Videos versteht Business Celebrity den Wegfall des Nachbereitungszwecks grundsätzlich spätestens 3 Monate nach Datum des Live-Calls.

Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sonstiger personenbezogener Daten wie Rechnungsunterlagen kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

6. Rechte der Betroffenen

Betroffene wie Call-Teilnehmern stehen nach der DSGVO Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft bezüglich der über sie oder ihn gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung der Daten (unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO; und Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit diese zur Wahrung der berechtigten Interessen erfolgt (Art. 21 DSGVO). Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Die für den Geschäftssitz der Business Celebrity AG zuständige Aufsichtsbehörde ist

     Der Landesbeauftragte für

     den Datenschutz und die Informationsfreiheit

     Baden-Württemberg

     Postfach 10 29 32,

     70025 Stuttgart

Für weitere datenschutzrechtliche Informationen verweisen wir auf https://business-celebrity.com/datenschutz/.